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Gestão Documental nas Empresas

Gestão Documental nas Empresas

Na era da informação, quem gerencia seus documentos e informações de forma adequada tem em mãos a peça–chave para uma administração eficaz. Uma pesquisa realizada recentemente revela que 88% das empresas brasileiras possuem arquivos desorganizados.

A princípio, a gestão de documentos pode não parecer de primordial importância, mas as consequências de uma má administração podem ser danosas para o cotidiano das organizações: elevação dos custos, diminuição da produtividade, aumento da lentidão dos serviços e risco do descumprimento das exigências legais e fiscalizatórias. Já que a documentação é uma peça fundamental para as tomadas de decisões, porque não lhe dar um tratamento adequado de forma que se torne devidamente acessível e útil? No mundo atual, não faltam recursos tecnológicos para tratamento das informações e dos documentos.

Entretanto, um outro problema que surge na organização de documentos é o alto investimento em tecnologia. Adotar ferramentas de última geração sem estudo prévio pode ocasionar má utilização dos recursos implantados, demandas de retrabalho e baixo retorno dos investimentos, causado pela falta de integração e envolvimento dos usuários.

As empresas inseridas no contexto atual sabem que para alcançar o objetivo proposto, é necessário a adoção de uma eficiente Gestão Documental - conjunto de medidas e rotinas que garante a organização, o controle e a acessibilidade de todos os documentos, tendo como objetivo a racionalização e eficiência administrativa.